Digitalisierung von Schule und Unterricht am GaW:Elterninformation zu „Schule 365“ und zu Email-Adressen

Seit dem 2. Schulhalbjahr 2018/2019 steht allen Lehrkräften sowie unseren Schülerinnen und Schülern die Plattform „Schule 365“ (= „Office 365“ für Schulen) zur Verfügung!

 

Was steckt hinter der Bezeichnung „Schule 365“?
„Schule 365“ ist eine IT-Plattform in einer „Cloud“ (Datenwolke) der Firma Microsoft, die unter der Bezeichnung „Office 365“ schon seit längerem auf dem Markt ist und unter der Bezeichnung „Schule 365“ auch für Schulen angeboten wird. Zum Auf- und Ausbau der Digitalisierung in Schulen finanziert die Stadt Düren als Schulträger diese Plattform für alle Dürener Schulen und hat die Fachfirma AixConcept aus Aachen beauftragt, diese Plattform in den Schulen einzuführen und zu betreuen.

 

Welche Möglichkeiten werden durch „Schule 365“ für Schule und Unterricht und für die schulische Kommunikation eröffnet?

Über das Produkt „Schule 365“ erhalten alle Schülerinnen und Schüler und alle Lehrkräfte die Möglichkeit, die gängigen Anwendungsprogramme von Microsoft Office, also vor allem Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook (Mailprogramm) sowie weitere spezifische Apps für die schulische Interaktion kostenfrei zu nutzen und auf einen eigenen PC bzw. ein Tablet und/oder Smartphone herunterzuladen (insgesamt max. 5 Geräte).
Darüber hinaus wird durch den Cloudspeicherdient „OneDrive“ jedem Schüler und jeder Schülerin 1 TB virtueller Speicher zur Verfügung gestellt, ähnlich unserer bisherigen Online-Plattform XMOOD (bis 04/2019), allerdings mit mehr Kapazität und erweiterten Möglichkeiten. Die zugehörigen Programme können entweder nach dem Einloggen im Browser genutzt oder auf dem PC/ Tablet/ Smartphone installiert werden.

 

Wie erfolgt die Anmeldung auf dieser Plattform generell?
Die Anmeldung erfolgt über Schul-Emailadressen, die für jeden Schüler/ jede Schülerin angelegt worden sind. Das Format dieser Mailadresse ist vorname.name@wirteltor-gymnasium.de.
Der Login erfolgt über die Microsoft-Office-Seite unter: https://www.office.com/. Hierbei wird zunächst die Emailadresse, dann das Passwort, welches dem Passwort für unser Pädagogisches Netz und WLAN entspricht, benötigt. Bitte beachten Sie, dass Doppelnamen durch einen Bindestrich getrennt und „ä,ö,ü“ durch „ae, oe, ue“ und „ß“ durch „ss“ ersetzt werden. Eine Hilfestellung zur Anmeldung und zum Format bei Doppelnamen finden Sie im Anhang unter „Einrichtung der Mailadresse“.

 

Wie wird diese Mailadresse genutzt?
Diese Mailadresse ist für die Schülerinnen und Schüler nur für die schulinterne Kommunikation freigeschaltet, also nur für Mail-Kommunikation mit Empfängern und Absendern, die auch “…@wirteltor-gymnasium.de“ haben. Die Lehrkräfte verfügen ebenfalls über eine Dienst-Mailadresse mit dem gleichen Format, also vorname.name@wirteltor-gymnasium.de, die auch von „außerhalb“, also von jeder anderen Mailadresse erreicht und mit der auch jede Mailadresse außerhalb angeschrieben werden kann.
Ab dem zweiten Schulhalbjahr 2018/2019 soll die schulinterne Kommunikation ausschließlich auf diese Mailadressen umgestellt werden (zum Datenschutz siehe unten).
Wichtig: Über diese schulischen Mailadressen Ihrer Kinder sollen auch schulinterne Informationen digital an Sie weitergegeben werden. Bitte stellen Sie daher sicher, dass Sie Zugriff auf diese Mailadresse haben und vereinbaren Sie mit Ihren Kindern, wie Sie dies umsetzen.

 

Wie können Sie als Eltern unterstützen?
Sicherlich ist es hilfreich, wenn Sie zusammen mit Ihrem Kind/Ihren Kindern die Anmeldung, unterstützt durch die beigefügte Hilfestellung, vornehmen. Vor allem bitten wir Sie sicherzustellen, dass Sie Zugang zu dieser Mailadresse haben, da diese Mailadresse zur schulinternen Kommunikation, auch mit Ihnen als Eltern, dienen soll.
Die Einwilligungserklärung hierzu finden Sie im unteren Abschnitt.

 

Wie wird diese Plattform für den Unterricht am GaW genutzt?
Jeder GaWler darf diese Plattform nutzen. Die Plattform dient dazu sicherzustellen, dass der Auftrag und die Anforderungen an uns als Schule mit Blick auf die Medienbildung und hinsichtlich des Lehrens und Lernens mit digitalen Medien umgesetzt werden kann.
Das Ziel ist, die Möglichkeiten dieser Plattform in fachdidaktisch und fachmethodisch sinnvolle und lernförderliche unterrichtliche Prozesse einzubeziehen. Diese Beschäftigung fließt sukzessive in den einzelnen Klassen und Lerngruppen in den Unterricht ein.
Ergänzend erhalten die Schülerinnen und Schüler eine systematische Medienbildung als Teil der schulischen Bildung in den einzelnen Fächern sowie in fächerübergreifenden Lernangeboten (genauer siehe Medienkonzept).

 

Was ist, wenn kein Zugang zu einem PC oder ein anderes Hindernis vorhanden ist?
Kein Schüler und keine Schülerin darf in der Schullaufbahn Nachteile erfahren, wenn kein Zugang zu einem PC vorhanden ist. Wer aber zu Hause keinen Zugang zu einem PC hat oder aus privaten Gründen nicht eingeräumt bekommt, kann im Rahmen des Unterrichts die schuleigenen Rechner im Selbstlernzentrum nutzen und sollte sich unbedingt mit den Fach- bzw. Klassenlehrkräften in Verbindung setzen, um individuelle Lösungen zu finden.

 

Wie lange kann eine Schülerin bzw. ein Schüler am GaW diese Plattform nutzen?
Ihr Kind hat die Berechtigung, dieses Produkt kostenfrei zu nutzen, solange sie/er bei uns an der Schule angemeldet ist. Sobald Ihr Kind nicht mehr Schüler/in unserer Schule ist, wird die Emailadresse gelöscht, wodurch die Berechtigung zur Nutzung ebenfalls erlischt.

 

Welche Regeln gelten in Bezug auf den Datenschutz?
Die Nutzung der Plattform „Schule 365“ unterliegt den Datenschutzrichtlinien gem. § 120 bis § 122 Schulgesetz sowie den Verordnungen zur Verarbeitung von Lehrer- und Schülerdaten (VO DV I und VO DV II) im Rahmen der seit Mai 2018 geltenden EU DSGVO.

 

Düren, 20.02.2019

Für die Schulgemeinschaft

Gez. Dr. Claudia Fülling (Schulleiterin)

zur Kenntnis genommen und unterstützt durch die Elternvertretung in der Schulkonferenz

i.A. gez. Ute Bestgen-Perino (Schulpflegschaftsvors.)

 

Anhang: Wie erfolgt die Einrichtung der Mailadressen?
Nach dem Einloggen auf https://www.office.com/ können Sie die zugehörigen Programme unter „Office installieren“ herunterladen und anschließend installieren. Öffnen Sie anschließend das Programm „Outlook“, um die Emailadresse Ihres Kindes darin einzurichten. Dafür geben Sie zunächst die Emailadresse, anschließend das Passwort ein und können dann Emails senden und empfangen.
Natürlich können Sie diese Emailadresse auch in anderen Emailprogrammen und Apps einrichten. Wird nach der Art des einzurichtenden Kontos gefragt, wählen Sie als Kontotyp „Office 365“ aus. Falls dieser Kontotyp nicht angeboten wird und das Programm die Adresse nicht automatisch einrichten kann, so benötigen Sie folgende Daten für die manuelle Einrichtung:
IMAP: Servername: outlook.office365.com, Port 993, Verschlüsselungsmethode: TLS
SMTP: Servername: smtp.office365.com, Port 587, Verschlüsselungsmethode: STARTTLS

Bei Schwierigkeiten im Einzelfall können sich Schülerinnen und Schüler auch mit folgenden Lehrkräften aus der IT in Verbindung setzen: Herr Friese, Frau Balter, Frau Barz.
Datenschutzhinweise zur Nutzung der IT-Plattform „Schule 365“:

Die Nutzung lernförderlicher IT in der Schule setzt die Bereitstellung persönlicher, passwortgeschützter Nutzerkonten voraus. Alle dafür benötigten Informationen liegen der Schule auf Basis der gültigen Rechtsvorschriften vor. Sie werden zum Zwecke der Nutzung der Plattform „Schule 365“ an die Firma AixConcept GmbH, Pascalstraße 71, 52076 Aachen als Drittanbieter übermittelt.
Informationen gemäß Artikel 13 Absatz 1 und 2 sowie Artikel 14 Absatz 1 und 2 DSGVO aufgrund der Erhebung von personenbezogener Daten finden Sie auf unserer Homepage unter www.wirteltor-gymnasium.de unter dem Link: Datenschutz.

Bei der Nutzung der Plattform „Schule 365“ gelten die Vorschriften des Urheberrechts. Die Verarbeitung von Fotos bedarf gemäß des Rechts auf das eigene Bild grundsätzlich einer wirksamen Einwilligung.

Generell sollte jeder Nutzer an seinem privaten PC regelmäßig das Betriebssystem aktualisieren, ein Virenschutz durchführen und ein sicheres Passwort verwenden.

 

Elterninformation zu „Schule 365“ und zu Email-Adressen als pdf (inklusive Abschnitt für die Einwilligungserklärung der Erziehungsberechtigten)

 

zuletzt aktualisiert am 20.2.2019